הצ'ק ליסט האולטימטיבי לכנס מנצח!

הפקה של כנס עסקי או מקצועי דורשת מאיתנו ג'אגלינג מתמיד בין אינספור פרטים. קצת כמו עוגה משובחת – הצלחתו של כנס עסקי טמונה ברמת הדיוק ובחיבור נכון בין כל החומרים.
כדי להגיע לרמת הפקה גבוהה ובסופו של דבר לתוצאות לא פחות ממצוינות, אנחנו ממליצים לעבוד עם רשימות מוכנות מראש, לאורך כל תקופת תכנון והקמת האירוע, שיעשו לכם הרבה סדר בבלגן ובעיקר יזכירו לכם כל הזמן – מה שבשום פנים ואופן אסור לכם לשכוח!
לקראת הכנס עצמו הלחץ עולה, מגוון המטלות הולך וגדל, הסיכוי שמשהו יתפספס בדרך, זורם באותה המגמה והצורך בסדר הכרחי.
אז כדי שתהיו מוכנים בצורה הטובה ביותר לקראת הכנס ההולך ומתקרב, ותהיו שקטים, בטוחים ופנויים לתפעול הכנס בהנאה (כי הרי באנו ליהנות) – הכנו לכם את הצ'ק ליסט האולטימטיבי לכנס מנצח:
שילוט הכוונה בחניה, בכניסה
פתקי שמירת מקום לאורחים/דוברים/נכים
מוסיקת רקע
שולחן הרשמה
פליפ צ'ארט או לוח מחיק
טושים או לורדים מחיקים וספוג
תגיות שם
חוברות, חומרים כתובים או דפי עבודה למשתתפים
חומרים פרסומיים
רולאפים
קופה וכרטיסים
רשימת משתתפים מודפסת וממוחשבת
עטים לחלוקה
לו"ז האירוע
מצלמת סטילס
מצלמת וידאו + חצובה
דיסק און קי עם כל מצגות האירוע – כולל של מרצים אורחים
מחשב נייד
קליקר או פוינט למצגות
בטריות רזרביות
מוצרי מכירה
טפסי מכירה
סליקת כרטיסי אשראי או טפסי מילוי פרטי כרטיס אשראי
מתנות
מיקרופון מדונה (למי שיותר נוח)
איפור (למי שזקוק)
טלפון נייד עם הרבה זיכרון פנוי ומישהו שיצלם ויעלה לפייסבוק

הרשימה הזו יכולה לשמש אתכם בכנס קטן או גדול, עסקי או מקצועי.
יתכן וחלק מהדברים לא יהיו רלוונטיים עבור הכנס הספציפי שלכם, לכן, אתם מוזמנים להעתיק את הרשימה לדף חדש, להסיר ממנה פריטים מיותרים ולהוסיף דברים ייחודיים שחשובים לכם (אביזרים מסוימים לפעילות או כל דבר אחר).
בהצלחה!

הכתבה באדיבות נטע דגן – מנכ"לית מרכז הכנסים הבינלאומי – לכנסים, תרבות ואקדמיה

מה כבר נגמר? הבאז שאחרי

איך תמשיכו לייצר באז – גם כשהכנס כבר נגמר

הכנס המקצועי שערכתם הוכתר כהצלחה גדולה!
אבל העובדה שהאירוע הסתיים, לא אומרת שהוא כבר מאחוריכם, להיפך,
זה בדיוק הזמן לרכוב על ההצלחה ולהמשיך לייצר באז סביבה, גם כשאחרון האורחים עזב את המקום.

למה זה חשוב?

מכמה סיבות, ראשית, כדי להכין את הקרקע לכנס הבא, כדי לקשר את המותג שלכם להצלחה ובעיקר, כדי למנף את ההצלחה הזו להגשמת מטרות נוספות.

איך ממשיכים את ההצלחה?
רשתות חברתיות – גם בסיום הכנס, וגם בתחילתו ובמהלכו, העלו תמונות של האורחים, המרצים, ההרצאות, המקום, האוכל ובכלל – לרשתות החברתיות.
הקדישו לכך תשומת לב מיוחדת! עבודה נכונה, תפיץ את הכנס שלכם בקרב אלפי ועשרות אלפי אנשים, לקוחות פוטנציאליים, ספקים, משקיעים ועוד.
באז ארגוני – הצלחה של כנס היא סיבה טובה לגאוות יחידה. לכן, חשוב שמייד לאחריו (ואל תמתינו לרבעון הבא), תפיצו תמונות וסרטונים אל משתתפי הכנס בארגון שלכם וגם מחוצה לו – לקוחות, ספקים, קולגות וכו'.
כל אותם זכרונות מהאירוע, יציפו את ההצלחה שוב ושוב, ויתכן שאף יעניקו לכם קרקע פוריה להצעה עסקית או לגיוס העובדים למשימה הבאה.
תנו לנו משוב – סיבה טובה להמשיך ולשמור על באז היא בקשת משוב – שלחו למשתתפי הכנס משוב, תוכלו להציע מתנה קטנה למי שעונה על המשוב, גם כדי להמריץ וגם כדי להמשיך את הנתינה. כל זה ישמור אתכם טריים במוחם ובליבם של האורחים שלכם.
תייגו אותנו – אפרופו רשתות חברתיות, במהלך הכנס, תוכלו להזמין את המשתתפים להצטלם, להעלות לרשתות החברתיות, לתייג אתכם, לספר על החוויה, ואולי אפילו ליצור עבורם הזדמנויות צילום מעניינות.
מאחורי הקלעים – ללא קשר לבאז, חשוב שתצלמו את הכנס בוידאו בצורה מקצועית ואיכותית, ועם קשר לבאז, תוכלו לערוך סרטון מדליק של "מאחורי הקלעים" שמתעד את הכנס משלב ההקמה (או אפילו התכנון) ועד לסיומו, בסגנון 60 שניות. סרטון שיהפוך לויראלי ויחשוף את הכנס וגם אתכם בפני קהל רחב.
בהצלחה!

הכתבה באדיבות נטע דגן – מנכ"לית מרכז הכנסים הבינלאומי – לכנסים, תרבות ואקדמיה

הדברים שיהפכו את הכנס העסקי שלך להצלחה!

תוכן - התוכן הוא המלך! זה נכון במיוחד לגבי כנסים עסקיים. האורחים שלכם מגיעים לראות ולהיראות, להתאוורר, אך הם מגיעים בעיקר כדי ללמוד ולקבל ערך מקצועי. לכן, מומלץ וחשוב להשקיע במרצים שיעניקו מהידע ומהניסיון שלהם למשתתפים (ולא רק ימכרו להם). ככל שתספקו ערך רב יותר למשתתפי הכנס, כך תעלה שביעות רצונם וכך ישמחו להגיע גם לכנסים הבאים שתארגנו!
אוכל - אחד הפרמטרים שיהפכו את הכנס שלכם מטוב למצוין - הוא האוכל. לאוכל משמעות אדירה בכנסים עסקיים ומקצועיים, וחשוב להשקיע בו לפרטי פרטים, כולל עריכת טעימות מקדימות. אם האוכל יהיה טוב, זה בהחלט יעניק לכם נקודות זכות רבות (לפעמים יותר מהתוכן), אם הוא יהיה גרוע, או לא יהיה בכלל - האורחים שלכם יזכרו זאת היטב ואף ידברו על כך עם חבריהם.
מתנה - כולנו אוהבים מתנות... ולכן, חלוקה של מתנה, אפילו קטנה בסוף האירוע, תשלח את האורחים שלכם הביתה עם תחושה נעימה. תוכלו להעניק מתנה מנותן חסות או אפילו להשקיע תקציב מיוחד במתנה אישית ממותגת - זה יענה על הצורך שלכם כחברה ויהווה עבור האורחים שלכם מזכרת נחמדה מהאירוע.
חניה - אם חשוב לכם להתחיל בזמן את האירוע ולמנוע מהאורחים שלכם סבל רב, דאגו לבחור אולם כנסים עם חניה בקרבת מקום! אם לא חינמית, אז לפחות במחיר משתלם. בדקו האם יש למקום הסדר עם חניון קרוב ויידעו את האורחים שלכם על כך. חניה עלולה להיות אבן נגף אמיתית בהגעה לאירוע וכדאי לחסוך אותה מראש.

אם אתם מתכננים אירוע עסקי, וודאי שאלתם את עצמכם את שאל מיליון הדולר - מה יהפוך את האירוע להצלחה אמיתית?

אספנו עבורכם 5 עוגנים לאירוע עסקי מוצלח, שיגרום לאורחים שלכם לדבר עליו גם שבועות לאחר מכן:
מקום - אחת המטרות המרכזיות בהפקת אירוע עסקי, היא ליצור תחושה של השקעה בקרב האורחים. לכן, אנו ממליצים לבחור אולם מרשים שמיועד לכנסים עסקיים (לא כזה שמשמש כמתנ"ס בשעות אחה"צ). אולם שמכיל את כל העזרים המקצועיים, החשובים שיסייעו לכם במהלך האירוע. בשנים האחרונות הוקמו מרכזי כנסים מרשימים ומקצועיים בערי הפריפריה והפכו למבוקשים במיוחד, בשל מחירים נוחים יותר, היעדר עומסי תנועה בעיר ובעיות חניה (קשות).

הטעויות שלא כדאי לעשות באירוע עסקי

הצלחה של אירוע עסקי מצריכה מאיתנו דיוק מקסימלי וירידה לפרטים הקטנים. וגם אם דאגנו לדברים החשובים ביותר - מקום ברמה גבוהה, תוכן מעניין, אוכל משובח וכו', עדיין ישנן כמה טעויות קטנות, אבל מהותיות, שעלולות לאתגר אותנו בדרך, ואפילו לעיתים, לטרפד את האירוע כולו! הנה לכם כמה דוגמאות שחשוב שתכניסו לפנקס הקטן שלכם כבר עכשיו: "לסגור" בלי לראות - אחת הטעויות הגדולות היא לסגור מקום לאירוע בלי לראות אותו, או להסתפק בכמה תמונות באתר האינטרנט של המקום! חשוב, חשוב, חשוב! לבחון את המקום "בעיניים" ובכל החושים העומדים לרשותכם, להרגיש את האווירה, לבדוק את האולם, המתקנים סביבו ואתה הצוות, לפני ההזמנה! כדי למנוע הפתעה - לכם ולמוזמנים שלכם באירוע עצמו! ליפול על 9 באב - לוח השנה העברי לעיתים נשכח מאיתנו כשאנחנו מתכננים אירוע, ולעיתים התוצאה יכולה להיות בעייתית, במיוחד אם האירוע "נופל" על צום או על יום אבל לאומי. חשוב לבדוק את התאריך שנבחר בלוח השנה העברי ולוודא שזהו יום רגיל, וזה אומר ללא אירועי ספורט משמעותיים, יום בחירות או כל דבר שעלול להשאיר חלק מהאורחים שלכם בבית. הכל מראש - גם אם יבקשו (או ידרשו) מכם, אין סיבה שתשלמו מראש עבור האירוע כולו. מקדמה היא דבר מקובל בתחום האירועים, וגם תנאי ביטול סבירים - חשוב שתבדקו את כל אלה מראש כדי לחסוך לעצמכם הרבה לחץ מיותר. הכי בטוח עם ביטוח - גם אם הספק נראה מקצועי ונחמד ואפילו נתן לכם מחיר טוב - אל תפספסו את נושא הרישיון והביטוח! אל תעגלו פינות ואל תנסו לחסוך, כי בכל מה שקשור לביטוח - לא מסתכנים! טעימות - גם אם סיפרו לכם שהאוכל טעים ובשפע, אנחנו ממליצים לבדוק זאת בעצמכם. אל תדלגו על שלב הטעימות ובחירת התפריט הנכון לכם ביותר - כי כמו שאומרים, אם האוכל לא יהיה מוצלח... (ההמשך כבר ידוע). הכניסו את 5 הסעיפים הללו לצ'ק ליסט שלכם בבניית האירוע והקפידו לבצע אותם, בלי לעגל פינות - הם בהחלט מרכיבים חשובים במתכון לאירוע עסקי מנצח! הכתבה באדיבות נטע דגן – מנכ"לית מרכז הכנסים הבינלאומי - לכנסים, תרבות ואקדמיה